SEBARINDO.COM-Kantor Regional III Badan Kepegawaian Negara (BKN) Bandung, merilis capaian skor Document Management System (DMS) instansi daerah di wilayah operasionalnya. Sistem pengelolaan data kepegawaian berbasis digital ini menjadi indikator penting dalam transformasi tata kelola Aparatur Sipil Negara (ASN).
Berdasarkan publikasi resmi Akun Instagram @bkn3regional yang dikutip sebarindo.com,Senin (19/10/2026),Kota Serang menempati urutan tertinggi dengan perolehan nilai 99,7. Posisi selanjutnya diisi Pemerintah Provinsi Banten (99,4), Kota Cirebon (97,2), Kota Tangerang (96,9), serta Kabupaten Tangerang (96,6). Sementara itu, Kota Cilegon berada di peringkat ke-32 dari 37 instansi dengan predikat kategori lengkap.
Kepala BKN Zudan Arif Fakrulloh menyatakan, penerapan DMS merupakan langkah strategis untuk mengakselerasi digitalisasi birokrasi di seluruh Indonesia, mencakup tata kelola arsip secara menyeluruh mulai dari penciptaan, penyimpanan, pemanfaatan, hingga penyusutan.
“Arsip yang lahir digital dari sistem seperti SIASN akan otomatis tersimpan di DMS. Sementara untuk dokumen seperti ijazah, sertifikat, atau piagam penghargaan yang tidak dihasilkan SIASN, instansi dan ASN bertanggung jawab mengunggahnya sendiri melalui DMS atau aplikasi MyASN,” katanya.
Dokumen kepegawaian ASN dikelompokkan menjadi dua kategori. Pertama, Arsip Utama yang mencakup Daftar Riwayat Hidup, SK CPNS/PNS, riwayat pendidikan, pangkat, jabatan, dan diklat. Kedua, Arsip Kondisional yang meliputi dokumen perpindahan instansi maupun SK Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN).DMS dirancang BKN sebagai “lemari digital” nasional yang memfasilitasi pengelolaan berkas secara elektronik.
Keberadaan platform terpadu ini ditujukan untuk memangkas alur birokrasi dan meningkatkan efisiensi layanan manajemen kepegawaian di seluruh instansi pemerintah.Selain aspek efisiensi, integrasi arsip secara terpusat berfungsi melindungi dokumen negara dari risiko kerusakan fisik atau kehilangan akibat kelalaian serta bencana alam seperti banjir dan kebakaran.
Untuk menjaga integritas data, platform DMS dibekali sistem keamanan berlapis, termasuk fitur multi-factor authentication (MFA) dan pemantauan akses secara real-time. Mekanisme penyusutan arsip juga dilakukan secara sistematis, di mana berkas berstatus “Punah” memasuki fase inaktif selama satu tahun sebelum bertransisi menjadi “Musnah” atau “Statis” tanpa menghapus arsip digital ASN secara permanen.(PSR)
